Le politiche degli acquisti

Secondo la nuova macrostruttura del Gruppo approvata nel 2009, le politiche di approvvigionamento di beni, servizi e lavori vengono presidiate da un’Unità dedicata (Approvvigionamenti, Logistica e Facility Management), entro la Funzione Personale e Servizi costituita in Acea SpA.
In particolare, il rapporto con i fornitori viene seguito da una struttura organizzativa, l’Unità Approvvigionamenti, che ha il compito di garantire la gestione unitaria degli appalti del Gruppo, tramite la definizione di strategie adeguate, nel rispetto del quadro normativo di riferimento73, nonché attraverso la gestione diretta degli approvvigionamenti, in stretta collaborazione con le Aree Industriali.
I principi di riferimento per la politica degli acquisti sono:

  • il ricorso alla gara come metodologia prevalente di individuazione del fornitore;
  • trasparenza e non discriminazione nell’espletamento delle procedure di affidamento;
  • l’istituzionalizzazione di momenti di confronto con il mondo imprenditoriale;
  • la valorizzazione di aspetti legati a qualità, ambiente e sicurezza nei criteri di qualificazione delle imprese.

Il Codice Etico degli Appalti, adottato da Acea nel 2003, definisce l’insieme dei valori ai quali sia la stazione appaltante che le imprese appaltatrici devono ispirare la propria condotta; il Codice Etico del

73 Il D. Lgs. n. 163 del 12 aprile 2006 – Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive comunitarie 2004/17/CE e 2004/18/CE – entrato in vigore il 1° luglio 2006.

Box – L’Unità Approvvigionamenti: compiti e responsabilità

Le disposizioni organizzative emanate da Acea SpA definiscono compiti e responsabilità delle Unità operative. Tra le responsabilità individuate per l’Unità Approvvigionamenti, ridefinite nel 2009, figurano anche le seguenti:
  • formulare ed implementare le politiche di acquisti e approvvigionamento, in linea con le caratteristiche delle categorie merceologiche, della domanda e del mercato;
  • assicurare la gestione accentrata del processo di gara di appalto per le Società del Gruppo;
  • coordinare il processo di pianificazione dei fabbisogni di beni, servizi e lavori del Gruppo, integrando le esigenze provenienti dalle Funzioni, Aree Industriali e Società, al fine di ottimizzare il mix tempi/costi/qualità e il governo dei processi d’acquisto;
  • garantire il coordinamento delle procedure di approvvigionamento attraverso la verifica delle Richieste di Acquisto da parte delle diverse strutture aziendali e la gestione degli Ordini di Acquisto;
  • assicurare il costante sviluppo dei Sistemi di qualificazione dei fornitori in coerenza con le esigenze del business e della normativa e garantire, anche attraverso la disciplina dei Regolamenti dedicati, la gestione delle distinte fasi di accettazione, verifica dei requisiti, comunicazioni ed archiviazione.

Gruppo,adottato nel 2004, dedica l’articolo 14 ai Rapporti con i fornitori ed enuncia i principi di trasparenza e integrità, la tutela degli aspetti etici nelle forniture, i criteri che presiedono alla scelta dei fornitori e gli obblighi e le regole comportamentali per il personale che cura gli approvvigionamenti. Alle imprese che intendono entrare a far parte dei Sistemi di qualificazione Acea o partecipare alle gare per l’affidamento di lavori, forniture e servizi viene richiesta l’espressa accettazione dei citati codici valoriali74.

Nel corso del 2009 l’Unità Approvvigionamenti ha realizzato interventi di ottimizzazione dei sistemi informativi a supporto delle attività, efficientamento dei processi operativi e snellimento delle attività amministrative con l’obiettivo di migliorare il servizio di “centrale acquisti” svolto per le società/Unità richiedenti e, di conseguenza, massimizzare il contributo al raggiungimento degli obiettivi economici e di efficienza operativa del Gruppo.
A tal fine, dopo aver definito il modello operativo da perseguire, si è proceduto con interventi mirati sul sistema SAP, creando funzioni specifiche in grado di fornire in tempo reale tutte le informazioni rilevanti ai fini dell’analisi e del monitoraggio del processo di acquisto di forniture, servizi e lavori, ottenendo la semplificazione e l’alleggerimento del flussi di comunicazione tra “centrale acquisti” e società/Unità committenti.
Nella stessa prospettiva, è stata implementato un portale unico acquisti per la gestione dei contratti comuni (viaggi e trasferte, cancelleria, stampanti, toner e altri accessori consumabili), che ha consentito di velocizzare le procedure e razionalizzare la spesa, con notevole riduzione dei costi (vedi box nel paragrafo Beni e Servizi).
Nel dicembre 2009 è stato avviato un progetto finalizzato alla maggiore informatizzazione dei processi di approvvigionamento: si prevede infatti l’estensione dell’utilizzo della piattaforma informatica, attualmente disponibile per le sole gare indette in applicazione dei Sistemi di Qualificazione, a tutte le procedure di gara espletate dall’Unità Approvvigionamenti. Tale iniziativa comporterà una notevole semplificazione del processo – sia lato fornitore che stazione appaltante – con evidenti vantaggi in termini di trasparenza e di riduzione del consumi legati all’utilizzo di carta, permanendo il rispetto delle norme in materia di archiviazione, garantito contrattualmente dal Portale partner di Acea.

Sono inoltre proseguiti alcuni progetti avviati lo scorso anno, tra cui Acea per l’innovazione e il Vendor rating applicato nell’area lavori energia.
In particolare, il progetto Acea per l’innovazione lanciato nel settembre 2008 al fine di creare un canale strutturato in grado di accogliere “idee innovative”, di processo o di prodotto, da chiunque provenienti, è stato presentato al workshop “Matching 2009” di Milano, ad un incontro con la European Fundation for Quality Management (EFQM) e al Consorzio Roma Ricerche (CRR) preso il Polo Tecnologico Romano. Sono pervenute al sito web dedicato al progetto – www.aceainnovazione.com – complessivamente 47 “idee”,

74 Sia il Codice Etico degli Appalti sia il Codice Etico del Gruppo Acea sono disponibili on line nel sito web aziendale (area Fornitori ed area Regole e valori).

per le aree idrico, servizi, elettrico, energia rinnovabile e ICT. Il progetto si è concluso nel settembre 2009: 5 tra le idee pervenute, giudicate idonee e innovative per il Gruppo, sono tutt'ora oggetto di sperimentazione e implementazione sul campo.
Il Vendor rating, applicato nell’ambito del Sistema di Qualificazione dei lavori in area energia, è finalizzato ad incrementare la qualità delle opere e la sicurezza della loro esecuzione, tramite un metodo formalizzato di valutazione delle performance delle imprese nei cantieri. Il sistema, avviato nel 2008 entro un più ampio Progetto Sicurezza implementato dalla società Acea Distribuzione, dal luglio 2009 è parte integrante del Regolamento del Sistema di Qualificazione delle imprese (area lavori energia). La sua applicazione progressiva, tra il 2008 e il 2009, ha già fatto registrare positive ricadute lungo la catena della fornitura (vedi box dedicato nel paragrafo La valutazione dei fornitori).

L’Unità Approvvigionamenti di Acea SpA nel 2009 ha accolto una proposta pervenuta dall’Ambasciata di Francia, nell’ambito di un progetto denominato Mission Economiques, che ha portato a due incontri con alcune imprese francesi e di altre nazioni, operative nell’indotto dei business di Acea, interessate a conoscere le necessità di approvvigionamento dell’azienda in vista di possibili rapporti commerciali. A seguito degli scambi informativi intercorsi in tali occasioni si è stabilito di organizzare incontri bilaterali tra le imprese produttrici e alcune società del Gruppo Acea.